Tentang Laporan

Laporan

 

Menurut F X Soedjadi, definisi laporan adalah :

a.       Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responbility) yang ada antara mereka.

b.      Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Laporan mempunyai peranan penting pada suatu organisasi karena di dalam organisasi, hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara efektif dan efisien.

Dari uraian singkat di atas, bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. Jadi, bisa diambil kesimpulan, manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Merupakan perwujudan dari responbility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan

b.      Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.

c.       Sebagai alat untuk membuat Budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.

d.      Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.

Dalam membuat laporan, syarat-syarat berikut harus dipenuhi :

a.       Clear

b.      Mengenai sasaran permasalahannya

c.       Lengkap

d.      Tepat waktu dan cermat

e.       Tetap

f.       Objective dan factual

g.      Harus ada proses timbal balik

Untuk menyusun sebuah laporan, menurut F X Soejadi, harus melalui prosedur-prosedur sebagai berikut :

i.            Pengumpulan Data dan Fakta

Laporan yang tepat adalah laporan yang mempunyai data lengkap sesuai dengan yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat. Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya, maka pengumpulannya harus sebagai berikut :

a.       Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang

b.      Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objektif

c.       Melakukan  penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

ii.            Pemilihan Data dan Fakta

Setelah mengumpulkan data, maka selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data dapat dilakukan dengan cara :

a.       Berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti

b.      Dibedakan menurut peristiwa dan dampaknya

c.       Dibedakan menurut gambar, grafik, maupun tabel

d.      Melakukan tabulating, yakni mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatau daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat dan memberikan analisa yang rasional.

iii.            Membuat kerangka laporan

Terbagi atas 4 bagian pokok, yaitu :

a.       Pendahuluan

Bertujuan agar pembaca dapat mengetahui :

-          Maksud dan tujuan pembuatan laporan

-          Masalah yang akan dibahas

-          Batasan masalah

-          Sistematika penulisan laporan

-          Pendekatan penyelesaian yang digunakan

b.      Tubuh Laporan

Terdiri dari :

-          Permasalahan

-          Batasan makalah

-          Hipotesa

-          Latar belakang teori

-          Bagian

-          Bab-bab

-          Sub bab-sub bab dan sebagainya

c.       Saran-saran

Merangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternative-alternatif pilihan lagi.

d.      Konklusi dan Penutup

Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta, dan analisa. Konklusi ini bisa juga dijadikan ke dalam satu bab dengan bab saran-saran.

Sedangkan penutup di samping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow-up dari semua ide-ide yang terpapar.

Laporan terbagi atas 3 jenis yaitu :

a. Laporan Untuk Level Manajemen Yang Berbeda

  • Laporan Berhirarki :

Laporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen untuk menerima informasi sesuai dengan permintaan khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan. Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola dari laporan tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masing bagian sudah mencapai tujuan. Ada dua macam laporan berhirarki :

  • Filter Report :

Laporan yang dirancang untuk memfilter elemenelemen data yang dipilih dari database, sehingga pengambil keputusan akan memperoleh laporan yang sesuai dengan kebutuhannya. Biasanya data difilter pada level atas.

  • Responsibility Report :

Laporan yang dibuat untuk memutuskan siapa yang bertanggungjawab terhadap suatu laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dll.

b. Laporan Yang Membandingkan Data

Laporan ini dibuat untuk membantu manajer dan user lain dalam memilih dua atau lebih item untuk menyusun kesamaan atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan perbandingan ini, user berada pada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional. Ada tiga macam laporan yang membandingkan data :

  • Horizontal Report

Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan laporan keuangan periodik yang meringkas ribuan transaksi dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan memperoleh gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini dapat dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan sebelumnya.

  • Vertical Report

Laporan yang membandingkan suatu bagian komponen dengan totalnya.

  • Counterbalance Report

Setiap situasi dibandingkan dalam laporan. Contohnya, skenario yang terburuk, layak, dan terbaik dapat membantu para perencana menilai proyek-proyek yang berisiko, juga informasi berharga bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan.

c. Laporan Untuk Monitor Variansi Data

  • Variance Report

Laporan yang dibuat untuk membandingkan standard dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai dengan waktu atau selesainya suatu proses.

  • Exception Report

Laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota.

Referensi :

http://www.elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf

http://yulia-zulfa.blogspot.com/2010/05/macam-macam-bentuk-laporan.html

About these ads

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: